賃貸経営と個人情報保護法、入居者情報の正しい扱い方

01大家も「個人情報を扱う立場」

個人情報保護法では、個人情報を取り扱う事業者に一定の配慮を求めています。賃貸経営で入居者の情報を継続的に扱う個人大家も、戸数の多少にかかわらず、その立場に当たりうるとされています。「自分は小規模だから関係ない」とは言い切れない、ということです。

とはいえ、過度に身構える必要はありません。基本的な考え方を押さえて、常識的に扱えば大丈夫です。

02利用目的・同意・安全管理の基本

一般に、個人情報を扱う際の基本として、次のような点が挙げられます。

滞納情報を第三者に共有しない、といった配慮も、この延長線上にあります（→ 滞納対応の記事）。

• ▸利用目的を意識する：何のために情報を集め、使うのかを明確にする
• ▸適正に取得する：不正な手段で取得しない
• ▸安全に管理する：漏えい・紛失を防ぐ（保管方法・アクセス制限など）
• ▸第三者へむやみに渡さない：本人の同意なく外部に提供しない

03本人確認書類・緊急連絡先の扱いの注意

とくに慎重に扱いたいのが、次のような情報です。

大家賃貸ノートでは、緊急連絡先を入力する際に同意取得のチェックを促すなど、こうした配慮を記録の段階で組み込んでいます。

• ▸本人確認書類の写し：必要な範囲で扱い、保管方法に注意する
• ▸緊急連絡先：入居者本人ではない第三者の情報を預かる場合は、本人の同意に配慮する

04不要になった情報は「削除する」という発想

意外と見落とされがちなのが、「不要になった個人情報を残し続けない」という発想です。退去から時間が経ち、保管の必要がなくなった本人確認書類などは、適切なタイミングで削除を検討することが望ましいとされています。

大家賃貸ノートでは、こうしたデリケートな情報を削除の候補として扱いやすくする仕組みを設けています。「ためっぱなし」を避け、必要なものだけを安全に保つ、という考え方です。

05アプリの安心設計（国内保存・端末ロック）

大切な個人情報を預かる以上、どこに・どう保存されるかは重要です。大家賃貸ノートは、次のような設計でデータを守ります。

「便利さ」と「安心」は両立できます。入居者から預かった情報を、守って預かる ── それがプライバシーに対する本アプリの基本姿勢です。

• ▸データは国内（東京リージョン）に保存
• ▸起動時の生体認証ロック（Face ID／Touch ID）に対応
• ▸書類は安全な保存領域で管理し、限られた経路でのみ参照