家賃収入の帳簿、何を・どこまで記録すればいい？

01家賃の帳簿に最低限必要な項目

難しく考える必要はありません。家賃の帳簿は、まず次の項目が押さえられていれば十分にスタートできます。

ポイントは、「請求した金額（期待）」と「実際に入金された金額（実績）」を分けて持つことです。この2つを分けておくと、未入金や一部入金がひと目で分かり、申告時の集計もトラブル時の確認も正確になります。

• ▸対象月：何年何月分か
• ▸部屋（ユニット）：どの物件のどの部屋か
• ▸請求額の内訳：賃料／共益費／町会費／駐車場代
• ▸入金額と入金日：実際にいくら・いつ入ったか
• ▸状態：入金済／一部入金／未入金／滞納
• ▸メモ：遅れの事情、保証会社への連絡記録 など

02賃料・共益費・駐車場代を分けて記録すべき理由

家賃を「合計いくら」だけで記録していると、後で困ることがあります。賃料・共益費・町会費・駐車場代は、最初から分けて記録しておくのがおすすめです。理由は主に2つあります。

住居用の家賃は消費税が非課税ですが、駐車場の使用料などは扱いが異なる場合があります。合算で記録していると、後から分けるのが大変です。最初から分けておけば、消費税の集計が必要になったときもスムーズです。

共益費や駐車場代を分けておくと、「家賃そのものの収入」「付帯収入」が分けて見え、物件ごとの収支把握や、収支内訳書の記入もしやすくなります。

町会費のように、大家がいったん預かって町内会へ渡すだけのお金もあります。これらを混ぜずに記録しておくことで、「自分の収入」と「預かり・通過するお金」を区別しやすくなります。

03入金確認の運用（前家賃・月末締めの考え方）

家賃管理でつまずきやすいのが「いつの分か」という問題です。多くの賃貸借契約では前家賃（前月末までに翌月分を支払う）が一般的で、入金日と「何月分か」がずれます。

対象月と入金日を分けて持っておけば、「12月末に入った1月分」のような年またぎも整理しやすくなります。

• ▸「何月分か（対象月）」と「いつ入金されたか（入金日）」を別々に記録する
• ▸月末締めで「今月分はすべて入金されたか」を確認する習慣をつくる
• ▸年末・年始は、年をまたぐ入金の扱いに注意する（迷ったら税理士・税務署へ）

04未入金・一部入金・滞納の記録

家賃が予定どおり入らないこともあります。大切なのは、事実を淡々と記録しておくことです。

大家賃貸ノートの督促メモ欄は、あくまで大家本人のための記録・下書きであり、入居者へ自動で送信する機能はありません。「記録は残す。送信はしない」という考え方で設計されています。

• ▸未入金・一部入金：請求額と入金額の差が分かるように記録
• ▸滞納日数：いつから遅れているかを把握
• ▸対応のメモ：保証会社への連絡や、自分が取った対応の記録

05手書き・Excel・アプリ、どれがいい？

記録の方法は人それぞれです。それぞれの向き・不向きを整理してみましょう。

どれが正解ということはありませんが、戸数が増えてきた・書類もまとめて管理したい・スマホで片手で済ませたいという場合は、アプリが向いています。手書きやExcelとアプリの比較は、別記事でも詳しく扱う予定です。